Warum sollten Sie Ihre alten Dateien digitalisieren?
Es besteht kein Zweifel, das Zeitalter von Papierakten und überladenen Aktenschränken ist vorbei. Die Zukunft liegt in digitalisierten Dateien. Mit einer guten Dokumentenmanagement-Software (DMS) und einem gut gepflegten Rückstand an digitalen Dateien können Sie physischen Platz in Ihrem Büro einsparen, Dateien leichter finden und die Produktivität am Arbeitsplatz steigern.
Leider neigen viele Unternehmen dazu, nicht papierlos vorzugehen, einfach weil der Prozess der Digitalisierung riesiger Rückstände von Dateien so entmutigend ist. In der Tat wird es eine Zeitinvestition sein, alte Aktenschränke zu durchsuchen, Dokumente in den Computer zu scannen und sie in Ihr DMS hochzuladen. Die Renditen, die Sie für diese Investition erhalten, sind jedoch absolut die Zeit und den Aufwand wert, die für das Scannen zurückgestauter Dokumente erforderlich sind.
Produktivität Vorteile
Der erste und naheliegende Grund, die alten Dokumente Ihres Unternehmens zu digitalisieren, ist, dass dies auf lange Sicht eine große Hilfe für die Büroproduktivität sein wird. Wenn Sie bereits ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem wie AIC-Office verwenden, wissen Sie, wie einfach es ist, Dateien im System zu suchen und zu finden. Mit einem DMS-System können Sie Dokumente in verschiedenen Ordnern und Archiven speichern, schnell nach Datum und Dateinamen suchen, Berechtigungen für verschiedene Dateien festlegen und vieles mehr. Vergleichen Sie diesen digitalisierten Vorgang, indem Sie in einem Aktenschrank herumgräbt, und der letztere scheint mehr nach einer Nadel im Heuhaufen zu suchen. 
Auf digitalisierte Dokumente kann auch von überall zugegriffen werden. Eines der größten Probleme mit Papierarchivierungssystemen besteht darin, dass Sie, wenn Sie ein altes Dokument nachschlagen müssen, entweder selbst im Büro sein müssen oder jemanden haben, der Aktenschränke für Sie durchforstet. Mit digitalisierten Dokumenten und gutem DMS-System können Sie Dateien von Ihrem Arbeitscomputer, Ihrem persönlichen Laptop oder sogar Ihrem mobilen Gerät suchen. Die Verwendung von Dokumentenverwaltungssoftware ist einfach der bessere Weg, um sicherzustellen, dass Sie die Dateien finden, die Sie benötigen, wenn Sie sie brauchen.
Dokumentenaufbewahrung
Die Vorteile der Dokumentenspeicherung sind auch ein großes Plus für elektronische Dokumentenmanagementsysteme wie AIC-Office, DocuWare, Elo Office oder Offic-n-Pdf. Mit dem Dokumenten-Aufbewahrungssystem von AIC-Office können Sie Zeiten für das automatische Löschen oder Archivieren von alten Dateien festlegen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Kopien von bestimmten Dateien für 5 oder 10 Jahre aufbewahren muss, kann die Aufbewahrungsfrist für AIC-Office ein bestimmtes Datum für diese Dateien festlegen, die gelöscht oder in einen neuen Ordner oder ein neues Verzeichnis verschoben werden sollen.
Dieses System zur Aufbewahrung von Dokumenten ist äußerst nützlich, um Unternehmen bei der Einhaltung verschiedener Regeln, Vorschriften und Sicherheitsprotokolle zu unterstützen. Durch das automatische Löschen alter, irrelevanter oder veralteter Dokumente spart ihr DMS einer Sekretärin oder einem Verwaltungsassistenten die Mühe, alte Papierdokumente zu durchsuchen. Es ist auch eine gute Möglichkeit sicherzustellen, dass vertrauliche Dokumente – insbesondere solche, die sensible Kunden- oder Kundeninformationen enthalten – nicht aufbewahrt werden, wenn sie nicht mehr verwendet werden.
Verschwendung verringern
Elektronische Dokumenten-Management-Systeme wie AIC-Office können nicht nur die Produktivität und Compliance verbessern, sondern auch Verschwendung vermeiden. In der Tat ist manchmal die größte Motivation für papierlose Unternehmen die Nachhaltigkeit des Unternehmens zu verbessern. Indem Sie das Papierablagesystem Ihres Unternehmens abschaffen und digital werden, können Sie Ihren CO2-Fußabdruck erheblich reduzieren.
Schau dir die Statistiken an. Die durchschnittliche Person in Deutschland verwendet 500 Kg Papier pro Jahr. Als Land verbrauchen Deutschland jedes Jahr 30 Millionen Bäume für den Papierverbrauch – 10% der weltweiten Menge. Wenn Sie daran arbeiten, papierlos zu arbeiten, kann Ihr Unternehmen seinen Teil dazu beitragen, diese alarmierend hohen Zahlen zu reduzieren. Wenn Sie papierlos arbeiten, erhalten Sie zusätzlich den Vorteil, dass Sie Ihrem Budget, das derzeit für den Kauf von Papier, Tinte und Toner benötigt wird drastisch reduzieren.
So starten Sie die Digitalisierung von rückständigen Dokumenten
Der erste Schritt, Ihr Büro papierlos zu machen, ist einfach. Investieren Sie einfach in eine Dokumentenverwaltungssoftware wie Hier und beginnen Sie, alle Ihre neuen Dokumente digital zu archivieren. Der schwierigere Teil des Prozesses besteht darin, Ihre zurückgebliebenen Dokumente zu scannen und sie alle in den entsprechenden Ordnern abzulegen. Um den Prozess schneller zu machen, sollten Sie folgende Schritte in Betracht ziehen:
Scandienstleister:
Wenn niemand auf Ihrer aktuellen Gehaltsliste die Zeit aufwenden kann, die erforderlich wäre, um zurückgestaute Dateien in 
Ihr elektronisches Dokumentenverwaltungssystem zu scannen, Beauftragen sie BadenScan.de als Scan-Dienstleister um die Aufgabe für sie zu erledigen. Der Kompromiss ermöglicht es Ihnen, das Projekt relativ kostengünstig und schmerzfrei abzuschließen, ohne die Produktivität im Büro zu reduzieren.
